Kollaboratives Word im Web

Dokumente zu jeder Zeit und von jedem Ort aus, allein oder gemeinsam online zu bearbeiten, das ist die Vision der neuen Office-

Onlinedienste von Google Docs und Konsorten. Aber will ich meine Briefe, Lebensläufe, Protokolle, Handouts, Präsentationen und andere Dokumente beruflicher und privater Natur wirklich externen Servern anvertrauen? Und wenn ja, warum? Was habe ich davon, mein Paperless Office in die Welt des Cloud Computing zu verlegen? Außer dem Trend zur Internetapplikation zu folgen. Was kann Google Docs oder Google Text und Tabellen, wie es zu Deutsch heißt, was mein Microsoft Works, Microsoft Office, OpenOffice oder StarOffice nicht kann?

Eine ganze Menge, zumindest dann, wenn ein Team Dokumente kollaborativ übers Netz bearbeiten will. Oder wenn man ohne Rechner oder nur mit einem iPhone oder Mini-Netbook auf Reisen ist. Bei der klassischen Textverarbeitung kann eine gemeinsame Arbeit an einem Dokument manchmal schon daran scheitern, dass zwei Nutzer zwei verschiedene Versionen der Software haben und die Dokumente nicht oder nur eingeschränkt kompatibel sind. Bei Google Docs dagegen können mehrere einem Dokument zugeordnete Teammitglieder an ein und demselben Dokument arbeiten. Sowohl online oder neuerdings – nach Installation des kostenlosen Browser-Plugins Google Gears – auch im Offlinemodus.
Eine Statistik protokolliert alle Änderungen oder Ergänzungen durch einzelne Teammitglieder. Eine Erinnerungsfunktion informiert alle Teammitglieder automatisch über Änderungen. Ein Revisionssystem ermöglicht Versionsmanagement. Das finale Dokument kann in eine PDF-Datei exportiert oder über Google im Web publiziert werden. Bei den Grundfunktionen richtet sich Google Docs nach seinen Vorbildern, kommt aber noch nicht ganz an die Leistung der client-basierten Office-Suiten heran. Inhaltsverzeichnisse lassen sich beispielsweise nur schwer automatisiert anlegen. Auch bei sehr umfangreichen Texten oder Texten mit vielen Querverweisen kann Google Docs schwächeln.

In letzterem Fall dürfte die klassische Textverarbeitung oder sogar ein Wiki, eine Art Content Management System für kollaboratives Publizieren im Web, die optimalere Lösung sein. Aber auch hier schläft Google Docs nicht und bietet als Ausgleich zusätzliche Features wie eine Zeichenapplikation und die „Translate your Document“-Funktion, die Texte mit wenigen Klicks in eine von 42 Sprachen übersetzt. Bisher nervt Google seine Docs-Nutzer auch nicht groß mit Werbung und verzichtet, anders als vergleichbare Dienste wie etwa Zoho Docs auf Nutzungseinschränkungen für Poweruser oder kommerzielle Nutzer. Unternehmen sparen sich so die Lizenzkosten für lokale Installationen. Und müssen nur dann zahlen, wenn sie die erweiterten Funktionen und besseren Service Levels von Google Apps nutzen wollen. Allerdings sollte sich der Unternehmer, der Google Docs in seiner Company einführt, bewusst sein, dass das Speichern firmenkritischer Daten auf einem kalifornischen Server eine strategische Entscheidung ist. Ebenso wie dem einzelnen Nutzer klar sein sollte, dass Google sich in Punkt 5 seiner Nutzungsbedingungen, wenn auch inzwischen eingeschränkte, Nutzungsrechte an mit Google Docs erstellten Werken sichert.

Mein Fazit: Ein nützlicher Dienst für kollaboratives Arbeiten, den man im Auge behalten sollte. Vor allem da auch Googles Konkurrenten aus Redmond ab 2010 eine werbefinanzierte Onlineversion von Microsoft Office 2010 launchen wollen, wie Microsoft-Deutschland-Chef Achim Berg unlängst in einem Interview mit dem Tagesspiegel ankündigte.

von Sarah Ines Struck