Mit Abacus rechnen

In der zweiten Augusthälfte soll Abacus allprojects SaaS kommen, die Mietversion des Schweizer ERP-Programms. Die beiden hautpsächlichen Marketingargumente lauten: weniger Kosten, mehr Flexibilität. Da holen wir doch mal die Rechentafel hervor und schieben die Kugeln.

Abacus allprojects gibt es in drei Ausbaustufen: Standard, Fibu, Info. Die Standardlösung kann von vier Benutzern eingesetzt werden. Sie kostet 5.000 Euro plus Steuer. Jede weitere Benutzerlizenz kommt auf 500 Euro. Theoretisch können das Programm beliebig viele Mitarbeiter nutzen. Das Programm wird entweder auf dem eigenen Server installiert oder bei einem Hoster.
Die SaaS-Lösung wird von Abacus gehostet und kostet pro Benutzer 50 Euro im Monat – im Jahr also 600 Euro. Man mietet dafür eine abgespeckte Standardversion für ein bis maximal zehn Mitarbeiter; laut Hersteller sind aber alle erforderlichen Funktionen vorhanden. Pro Installation gibt es 500 Megabyte Speicherplatz. Das Argument von Abacus: Wer mehr braucht, kann entweder mehr Speicher mieten oder die Daten jederzeit auslösen und mit der herkömmlichen Version als eigene Installation weiterbetreiben.

Kosten im Vergleich

Ein Einzelunternehmer könnte folglich über acht Jahre das Programm nutzen, bis er an die Kosten für die Standardversion herankommt. Allerdings – so das nachvollziehbare Argument des Herstellers: Der Mieter muss nicht in Hardware investieren und sich nicht um Updates kümmern – spart also letztlich noch mehr.

Andererseits besteht das Enterprise Ressource Planning des Einzelnen meist aus einer Excel-Tabelle oder der Aufgabenverwaltung im PIM. Das dürfte bei zwei Kollegen nicht unbedingt anders sein. Insofern ist die Viererlizenz der Standardversion realistisch und geschickt geplant – hier kann ein Projektleiter drei Mitarbeiter steuern.

Kalkulieren wir also mit vier Nutzern. Die laufenden Kosten betragen pro Monat 200 Euro, im Jahr dann bereits 2.400 Euro. Nach zwei Jahren hat man in etwa so viel bezahlt wie für das herkömmliche Programm. Im beinahe üblichen Jahresrhythmus kommen von vielen Business-Sofwareherstellern die kostenpflichtigen Updates, da ist Abacus keine Ausnahme. So hinkt der Kostenvergleich ein wenig.

Weder IT- noch Update-Scherereien

Schieben wir die Kugeln also und runden großzügig auf: Nach etwa zweieinhalb Jahren dürften sich die Anschaffungs- und Updatekosten auf demselben Niveau einpendeln wie die Mietkosten. Zahlt man danach für die SaaS-Version drauf? Der Hersteller sagt nein und argumentiert mit den Installations- und Hardware-Kosten, also eigentlich mit den Nichtkosten: Denn man hat im SaaS-Modell weder Installations- noch Anschaffungskosten und im Rechenzentrum (von ScanPlus in Ulm) sind die Daten bestens geschützt.

Keine langfristige Bindung

Mit dem SaaS-Angebot richtet sich Abacus zunächst an kleinere Unternehmen und Existenzgründer.  Der Hersteller argumentiert auch hier mit den Kosten, die in dem Fall auch besser nachzuvollziehen sind. Ab dem fünften Benutzer beträgt die Miete nur 30 Euro pro Monat, also 360 statt 500 Euro im Jahr. Noch günstiger wird es, wenn der oder die fünfte nur Projektzeiten erfasst: Dann kostet die Miete nur die Hälfte. Gerade Existenzgründer würden so keine langfristige Verpflichtung eingehen.

Ein weiterer Vorteil: Projekte mit Freelancern kann man in dem SaaS-Modell kurzfristig anpassen. Wer zusätzliche oder wer überhaupt Kapazitäten benötigt, mietet entsprechend viele Nutzerzugänge und kündigt diese nach Ende des Projekts wieder. Die Kündigung ist jederzeit 14 Tage zum Monatsletzten möglich.

Was geht (nicht)?

Allprojects SaaS und die Inhouse-Lösung sind von der Technik identisch: Es ist in Java programmiert und daher relativ plattformunabhängig. Als Betriebssystem kommt Linux, MacOS oder Windows in Frage. Die Daten werden in einer Pervasive-SQL-Datenbank (früher Btrieve) gespeichert oder in der Microsoft-SQL-Datenbank. In Vorbereitung ist die Anbindung an IBMs DB/2. Das Programm arbeitet mit Microsoft Office in den Versionen 2003, 2007 und 2010; das freie OpenOffice kann ebenfalls eingesetzt werden. Bestehende Daten können in allprojects übernommen werden. So ist es möglich, Adressbestände aus Outlook oder Excel (auch kommmaseparierte Tabellen) einzulesen. Das ist auch mit bestehenden Projektdatenbanken möglich, bei unterschiedlichen Datenstrukturen jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Mit einem webbasierten Projektmanagement schnell informiert: Das integrierte Cockpit stellt dem Projektleiter übersichtlich alle relevanten Informationen zum Projektstatus zusammen.

Übersichtlich geplant: Die Mitarbeiterplanung unterstützt bei der Ressourcenplanung und zeigt Engpässe sowie freie Kapazitäten auf.

Autor: Thomas Hümmler